Pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników mają obowiązek wprowadzenia regulaminu pracy. Obowiązek ten może więc dotyczyć ponad 180 000 przedsiębiorstw w Polsce. W określonych okolicznościach spoczywa on także na firmach zatrudniających już od 20 pracowników. Regulamin pracy określa organizację i porządek pracy, a także prawa oraz obowiązki pracodawcy i pracownika. W przypadku powstania szkody, ochroni przed odpowiedzialnością tego, kto wykaże, że działał zgodnie z regulaminem. Co ważne dla pracodawców – wprowadzenie i stosowanie sprzecznych z prawem pracy postanowień regulaminu pracy może skutkować karą grzywny do 30 000 zł.
Obowiązek wprowadzenia regulaminu pracy może dotyczyć firm zatrudniających nawet 20 osób
Im większe zatrudnienie w firmie, tym szerszy zakres obowiązków kadrowo-płacowych dla pracodawcy. Dlatego wielu przedsiębiorców pilnuje ustawowych limitów zatrudnienia, których przekroczenie rodzi zwiększone obciążenia i odpowiedzialność. Zgodnie z art. 104. § 1Kodeksu pracy, pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników wprowadza regulamin pracy, chyba że organizację i porządek w procesie pracy oraz prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników regulują postanowienia układu zbiorowego pracy.
Obowiązek ustanowienia w firmie regulaminu pracy może jednak dotyczyć szerszego grona zakładów pracy. Jak stanowi bowiem art. 104 § 3 K.p., zobligowany jest do tego jest pracodawca zatrudniający 20 pracowników i więcej, jeśli o wprowadzenie regulaminu pracy wystąpi zakładowa organizacja związkowa.
Kary grożące pracodawcom za naruszenie regulaminu pracy
Kodeks pracy wskazuje, że oprócz określenia praw i obowiązków pracodawcy i pracowników związanych z porządkiem w firmie, regulamin pracy powinien w szczególności ustalać:
1) organizację pracy, warunki przebywania na terenie zakładu, wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej;
2) systemy i rozkłady oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy;
3) porę nocną;
4) termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia;
5) wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom;
6) rodzaje prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego;
7) wykaz lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe;
8) obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym także sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą;
9) przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy;
10) informacje o karach z tytułu odpowiedzialności porządkowej pracowników.
Pracodawca jest również zobowiązany zapoznać pracownika z treścią regulaminu pracy przed dopuszczeniem go do pracy, a sam regulamin, po jego uzgodnieniu, zaczyna obowiązywać po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników.
Na podstawie działu trzynastego Kodeksu Pracy, zatytułowanego: „Odpowiedzialność za wykroczenia przeciwko prawom pracownika”, można odczytać jakie kary grożą pracodawcom za naruszenie regulaminu pracy. Zgodnie z art. 281K.p., karze grzywny od 1 000 zł do 30 000 zł podlega pracodawca, który stosuje wobec pracowników inne kary niż przewidziane w przepisach prawa pracy o odpowiedzialności porządkowej pracowników (a więc wbrew ustaleniom regulaminu pracy określonym wyżej w pkt 10), albo narusza przepisy o czasie pracy lub przepisy o uprawnieniach pracowników związanych z rodzicielstwem i zatrudnianiu młodocianych (wbrew pkt 2, 3, 5, 6, 7).
W oparciu o art. 282 K.p., ten sam wymiar kara grzywny grozi pracodawcy za niewypłacenie w ustalonym terminie wynagrodzenia za pracę lub za niewypłacenie innego świadczenia przysługującego pracownikowi, albo za obniżenie wysokości tego wynagrodzenia lub świadczenia bezpodstawnie, albo za dokonanie bezpodstawnych potrąceń (czyli wbrew ustaleniom regulaminu pracy z pkt 4). Zgodnie z art. 283 K.p., również kara od 1 000 zł do 30 000 zł grozi pracodawcy za nieprawidłowości przy przestrzeganiu BHP (wbrew pkt 1 i 8).
Pracodawca może naruszyć prawo już w samym regulaminie
Art. 9 K.p. precyzuje, że postanowienia regulaminów pracy nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż przepisy Kodeksu pracy oraz innych ustaw i aktów wykonawczych, oraz postanowienia układów zbiorowych pracy i porozumień zbiorowych. Oznacza to, że pracodawca może się dopuścić naruszenia prawa pracy już w samym regulaminie pracy. Przykładowo ustalając obowiązujący w firmie krótszy wymiar pory nocnej pomiędzy g. 22:00 a 4:00, niż w dopuszczonym przez Kodeks pracy przedziale czasowym (między g. 21:00 a 7:00), podczas gdy pracownicy wykonują dla niego pracę od 22:00 do 6:00. Takie zabiegi mogą przynieść pracodawcom wymierne korzyści, zwłaszcza przy dużej liczbie zatrudnionych. Za każdą godzinę pracy w porze nocnej pracownikowi przysługuje bowiem dodatek w wysokości 20% stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia za pracę.
Innym przykładem nieprawidłowości w regulaminie pracy może być ustalenie w informacji o karach z tytułu odpowiedzialności porządkowej pracowników, kary większej czy niedopuszczalna – regulowana przez wyższe w hierarchii źródła prawa pracy. Czyli pracodawca może zawrzeć w regulaminie pracy bardziej korzystne dla pracownika ustalenia niż przewiduje Kodeks pracy (np. dłuższy wymiar urlopu), ale mniej korzystnych już nie.
Regulamin pracy ze związkami zawodowymi lub bez
Przepis art. 104 K.p. stanowi, że regulamin pracy pracodawca ustala w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową. Jednak w sytuacji, gdy w ustalonym z tą organizacją terminie nie dojdzie do uzgodnienia regulaminu pracy, jak i gdy u danego pracodawcy taka organizacja nie działa, wówczas regulamin pracy ustala sam pracodawca.
Podsumowanie
Choć przepisy wskazują na obowiązek wprowadzenia w firmie regulaminu pracy w przypadku zatrudniania 50 lub co najmniej 20 pracowników, to jednak warto jest wdrożyć go w życie także w mniejszych zakładach. Kodeks pracy tego nie zabrania, a wręcz przewiduje to w art. 104 § 2. ustalone w zakładzie pracy postanowienia regulaminu pracy usprawniają funkcjonowanie przedsiębiorstwa i organizację pracy. Dodatkowo, w przypadku wystąpienia szkody czy sporu chronią tego, kto działał zgodnie z regulaminem pracy.
Autor: Skarbiec Corporate Services z do grupy Kancelarii Prawnych Skarbiec specjalizuje się w prowadzeniu księgowości, rachunkowości i outsursingu kadrowo-płacowym
