Brak korekt deklaracji ZUS naraża firmę na kontrolę

Jeśli nie złożyłeś korekty deklaracji ZUS, spodziewaj się kontroli. Brak korekt sprawia, że w oczach Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w rozliczeniach pracodawcy występują nieprawidłowości. Z dużą dozą prawdopodobieństwa ZUS zechce je wyjaśnić, zlecając swoim kontrolerom gruntowne sprawdzenie zakładu pracy. Brak korekt jest również przyczyną wstrzymywania wypłaty świadczeń z ZUS i odmowy wydania zaświadczeń o niezaleganiu w składkach, co zamyka drogę do wygrania przetargu, czy uzyskania kredytu.

Dlaczego korekty deklaracji ZUS są tak ważne i jakie są konsekwencje ich niezłożenia?

Niewyjaśnione korektami różnice w deklaracjach ZUS uruchamiają postępowanie wyjaśniające. Organ wysyła do pracodawcy pisma i wezwania z żądaniem wyjaśnienia nieścisłości. Dopóki dział kadr firmy odpowiada ZUS-owi na bieżąco, wszystko jest w porządku. Po złożeniu wyjaśnień urzędnik zamyka daną sprawę. Jednak brak udzielenia wyjaśnień może skutkować gruntowną kontrolą zakładu pracy.

Obowiązek comiesięcznych rozliczeń z ZUS

Pracodawcy zobowiązani są do comiesięcznego rozliczania się z ZUS-em. W tym celu przygotowują deklaracje rozliczeniowe: imienne raporty za ubezpieczonych ZUS RCA i ZUS RSA oraz łączne zestawienie składek do zapłaty ZUS DRA. W wyniku różnych błędów, np. ludzkiej pomyłki, zmiany wynagrodzenia, czy zbyt późnego dostarczenia do działu płac niezbędnych dokumentów, konieczne może okazać się skorygowanie listy płac, a co za tym idzie również korekta rozliczenia z ZUS-em.

Błędne kody ubezpieczenia

Częstym błędem w deklaracji ZUS, prowadzącym do powstania niedopłaty, jest zastosowywanie nieodpowiedniego kodu na deklaracji rozliczeniowej. W przypadku ubezpieczonego, który został wyrejestrowany, a wypłata/dopłata nastąpiła nie wcześniej niż w następnym miesiącu po ustaniu ubezpieczenia, w imiennym raporcie RCA powinien zostać zastosowany kod 30 00. Brak poprawnego kodu na deklaracji rozliczeniowej może spowodować, że ZUS sam dokona zmiany kodu, przez co zdubluje kwoty z imiennego raportu ubezpieczonego – według danych ZUS-u na koncie płatnika powstanie więc niedopłata.

Komplikacje rozliczeniowe rodzi też sytuacja, w której pracownik otrzymuje wynagrodzenie do 10 następnego miesiąca (np. zatrudniony od 1 września, jednak pierwszą wypłatę otrzymuje do 10 października – czyli w październiku) albo np. nadgodziny/premie są wypacane osobno, czyli najpierw robiony jest przelew podstawy wynagrodzenia (np. we wrześniu), a dopiero potem wyliczana jest premia i wypłacana np. do końca roku. Wówczas należy pamiętać o konieczności sporządzenia tak zwanego „zerowego” („0”) raportu Imiennego (RCA). W przypadku jego braku ZUS nie posiada kompletu danych o okresach ubezpieczenia takiej osoby, co np. w sytuacji starania się o świadczenia może spowodować wstrzymanie ich wypłaty (chodzi o wszystkie świadczenia, które wypłaca ZUS, czyli: zasiłek chorobowy, macierzyński, rodzicielski, opiekuńczy, świadczenie rehabilitacyjne).

Pomyłka w kodzie, np. zgłoszenie pracownika z kodem zleceniobiorcy (błąd ludzki) – w przypadku kiedy to ZUS wypłaca zasiłki, może sprawić, że Zakład nie wypłaci świadczenia do momentu wyjaśnienia rodzaju ubezpieczenia

Błędy rozliczeniowe

Poprawa podstawy do ubezpieczenia w imiennych raportach to nie ostatni etap. Po jej dokonaniu płatnik musi jeszcze pamiętać o przeliczeniu deklaracji DRA (łączne podliczenie składek do zapłaty za wszystkich ubezpieczonych). Jeśli tego nie zrobi powstanie różnica składek pomiędzy raportami ubezpieczonych, a kwotą do zapłaty przez płatnika. W oczach ZUS znów powstanie nadpłata lub niedopłata.

Brak możliwości wystąpienia o zwrot nadpłaty

Od 2022 roku można składać korekty deklaracji ZUS tylko za okres do 5 lat wstecz. Co to oznacza? Przed zmianą przepisów o zwrot nadpłaty w składkach przedsiębiorcy mogli ubiegać się bez ograniczeń czasowych. Dziś, jeśli po zrobieniu korekt na koncie płatnika powstałaby nadpłata, to jej część sięgająca ponad 5 lat wstecz jest nie do odzyskania.

Celem zmiany zasad korygowania deklaracji było ukrócenie praktyk „optymalizowania” stanowisk pracy na potrzeby składek wypadkowych. Niemal wszystkie składki ZUS są stałe i procentowo równe dla wszystkich. Składka na ubezpieczenie emerytalne wynosi 19,52% podstawy wymiaru składek, na ubezpieczenia rentowe – 8,00%, na ubezpieczenie chorobowe – 2,45%. Tylko stopa procentowa składki na ubezpieczenie wypadkowe jest różnicowana i uzależniona od liczby osób ubezpieczonych w firmie oraz branży, w jakiej działa przedsiębiorstwo.

W przypadku więc zakładów pracy o podwyższonym ryzyku, np. tartaku, składka na ubezpieczenie wypadkowe wyliczana jest według maksymalnych stawek. Niektórzy przedsiębiorcy potrafią jednak tak zmodyfikować charakterystykę stanowiska, by z miejsca pracy o wysokim ryzyku wypadku zamienić je na zagrożone w stopniu umiarkowanym lub niskim. To powodowało obniżkę stawki należnej składki wypadkowej i dawało szansę pracodawcom na złożenie korekt deklaracji i wystąpienie o nadpłatę. Niejednokrotnie w grę wchodziły ogromne kwoty.

Niemniej możliwość odzyskania nadpłaconych składek nadal istnieje, tyle że tylko do 5 lat wstecz. Warunkiem jest złożenie prawidłowej korekty deklaracji ZUS.

Niedopłata na koncie płatnika

Na koncie płatnika może powstać nie tylko nadpłata składek, o której zwrot można wystąpić składając korektę. Możliwa jest również niedopłata. W takim przypadku konieczne jest uregulowanie zaległości wraz z odsetkami za zwłokę. Zakład Ubezpieczeń Społecznych może przymusić płatnika do złożenia stosownych korekt np. odmawiając wydania zaświadczenia o niezaleganiu w składkach, co może zamknąć drogę do pozytywnego rozpoznania wniosków kredytowych i korzystnego rozstrzygnięcia konkursów przetargowych.

Składanie korekt deklaracji jak i poprawne prowadzenie dokumentacji ZUS, jest ważne również z innych powodów. Choćby dlatego, że przedsiębiorca chcąc np. rozłożyć swoją płatność w ZUS-ie na raty musi spełnić warunek poprawnego złożenia wszystkich deklaracji i raportów.

Autor: Skarbiec Corporate Services z do grupy Kancelarii Prawnych Skarbiec, specjalizuje się w prowadzeniu księgowości, rachunkowości i outsoursingu kadr i płac

W Polsce największym problemem nie jest stosunkowo duża liczba prawników, ale przede wszystkim niska skłonność do korzystania z usług prawniczych.

To efekt przez lata ograniczania dostępu do zawodu przez oba samorządy przez co sztucznie utrzymywana była niska liczba prawników w Polsce, co doprowadziło do sytuacji gdzie cena za usługi prawne byłą relatywnie wysoka przez co skłonność do korzystania z usług prawniczych niska. Utrzymująca się przez lata taka sytuacja w świadomości społecznej zbudowała obraz prawników jako niedostępnych i drogich. Nie były też przez lata podejmowane działania mające na celu podniesienie świadomości prawnej społeczeństwa przez środowiska prawnicze, z uwagi na to, iż stosunkowo mała konkurencja na rynku nie wymuszał podejmowania tego typu działań.

Liberalizacja przepisów dotyczących przyjmowania na aplikacje prawnicze, szczególnie od 2002 roku zniesienie limitów przyjęć ilości osób na I rok aplikacji oraz od 2006 roku wprowadzenie państwowych egzaminów na aplikacje samorządowe, doprowadziło w konsekwencji od 2010 roku do gwałtownego wzrostu liczy prawników z uprawnieniami.

Był to czynnik, który spowodował, że Polska znalazła się w ścisłej czołówce krajów które w okresie ostatnich 15 lat odnotowały bardzo gwałtowny wzrost liczby prawników z uprawnieniami. Stabilny zaś rynek to taki, który rozwija się w sposób równomierny.

W Polsce największym problemem nie jest stosunkowo duża liczba prawników, ale przede wszystkim niska skłonność do korzystania z usług prawniczych.

Fakt istnienia konkurencji na rynku usług prawnych nie oznacza, że nie można osiągnąć na nim sukcesu. Rynek ten jest, nadal daleki od nasycenia i cały czas wykazuje znaczny potencjał rozwojowy. Prawnicy powinni jednakże wypracować rozwiązania, które pomogą im w jego optymalnym zagospodarowaniu. Pierwszym krokiem powinna być próba znalezienia przez prawników odpowiedzi na następujące pytania: 1) jaka jest moja pozycja konkurencyjna i w jaki sposób chciałbym budować przewagę konkurencyjną?; 2) co mógłbym zaoferować klientowi i czy potrafię sprostać jego oczekiwaniom? To właśnie drugie pytanie, stawiające w centrum uwagi klienta, jest kluczowe. Obserwacja rynku usług prawnych pozwala jednak stwierdzić, że nie zawsze taką strategię przyjmuje większość prawników.

Prawnicy są coraz częściej zmuszeni do konkurowania o nabywców, a co za tym idzie – rośnie ich zainteresowanie możliwościami uzyskania i utrzymania przewagi konkurencyjnej na rynku. W Polsce zauważalny jest deficyt naukowych opracowań poświęconych usługom prawnym. W ciągu ostatnich dziesięciu lat zauważyć można wzrost zainteresowania praktyków szeroko pojętym zarządzaniem kancelarią prawną, jednakże wspomniane wyżej kwestie podejmowane są rzadko albo też wybiórczo w opracowaniach podbudowanych teoretycznie, co sprawia, że praktycy metodą „prób i błędów” starają się rozwiązywać pojawiające się przed nimi problemy dotyczące zarządzania kancelarią. Świadczy to o niewykorzystanym potencjale badawczym tej tematyki.

Kontakt

Prawo w Polsce

Dodaj komentarz Anuluj pisanie odpowiedzi

Prawo w Polsce

Getin Bank a frankowicze

Czy napływa nowa fala sklepów internetowych? Ważne zmiany w działalności nierejestrowanej

Analiza Instytutu Staszica,poświęcona społecznym i gospodarczym aspektom ochrony obiegu gotówkowego w Polsce

Dodaj komentarz Anuluj pisanie odpowiedzi